Te pregătești pentru organizarea primului tău eveniment corporate, fie că este vorba de un workshop sau o conferință de networking, trebuie să ții cont de câteva puncte pentru ca totul să îți iasă perfect.

1/ Înainte de orice, stabilește-ți obiectivele și încearcă să estimezi un număr de participanți pe baza feedback-urilor primite de la colaboratori sau clienți.

2/ Bugetul este al doilea element pe care trebuie să îl ai în vedere. În funcție de participanți și de obiectivele avute poți să îți setezi un buget estimativ pentru tot ce însemna logistica conferinței tale.

3/ Acum ești pregătit să începi prospectarea locațiilor și a spațiilor disponibile.

4/ Începe prin a evalua locațiile care au capacitatea necesară pentru numărul tău de participanți. Dacă știi că urmează să susții o conferință pentru 30 -130 de persoane, începe prin a le scrie doar locațiilor care pot acomoda acest număr de invitați și evită sălile de ședință îngrădite.

5/Atunci când ceri o ofertă ai în vedere să incluzi în mail și informații despre așteptările tale legate de: tipul locației (convențională sau nu), dată, interval orar și beneficii extra în pachetul de închiriere. Sugestia noastră este să vizitezi fiecare dintre locațiile pe care le-ai selectat în topul tău, astfel încât să știi exact dimensiunea sălilor, atmosfera și comunitatea..

6/ Asigură-te că găsești un partener care te poate sfătui și ajută cu tot ce înseamnă detalii logistice, de la video proiector, flipchart, mobilier, cafea apă și ceai până la pauzele de snack bar și prânz. Lasă-l pe el să se ocupe de partea aceasta cât timp tu te poți concentra pe conținutul prezentării tale.

7/ Gata! Ți-ai selectat sala de conferință, acum poți trimite invitația către toți participanții și te poți apuca de ultimele pregătiri pentru că evenimentul tău să iasă impecabil.

8/ Ca ultim punct îți recomandăm să discuți cu organizatorii cu o zi înainte de conferință, pentru a stabilii ultimele detalii și pentru a parcurge împreună toți pașii astfel încât toate persoanele implicate să fie la curent cu programul ședinței.

 

Nimic mai simplu. Urmează pașii aceștia și conferința ta o să iasă mai bine decât te așteptai.

Succes!

 

 

 

 

 

 

#youaregreymatter